KSeF nie wyłapie fałszywych faktur — co robić?

Fakt, że dokument przejdzie weryfikację w Krajowym Systemie e-Faktur, nie oznacza, że transakcja, którą opisuje, faktycznie miała miejsce. KSeF sprawdza wyłącznie aspekty formalne i techniczne faktury — czy struktura dokumentu jest prawidłowa, czy zawiera obowiązkowe pola, czy dane identyfikacyjne sprzedawcy są rejestrowane w systemie. Nie sprawdza natomiast, czy zamówiony towar rzeczywiście trafił do odbiorcy, czy warunki płatności zgadzają się z wcześniejszymi ustaleniami, ani czy wskazany rachunek bankowy należy faktycznie do dostawcy.

Dlaczego liczba fałszywych faktur rośnie mimo mniejszej liczby kontroli?

W 2025 roku Krajowa Administracja Skarbowa wykryła niemal 377 tys. fikcyjnych faktur. Liczba ujawnionych przypadków wzrosła o 30 procent w porównaniu z rokiem poprzednim — paradoksalnie, przy jednoczesnym zmniejszeniu się ogólnej liczby prowadzonych kontroli. Ten trend wskazuje, że oszuści doskonalą swoje metody, a systemy automatyczne, które mogą je wychwycić, stają się coraz bardziej niezbędne.

Paradoks ten wynika z samej natury KSeF. System narzuca przedsiębiorstwom obowiązek akceptacji wszystkich dokumentów, które przejdą jego weryfikację techniczną — bez względu na to, czy towary lub usługi zostały rzeczywiście dostarczone. Dla małych firm, które nie dysponują zasobami dużych korporacji, ryzyko jest szczególnie wysokie.

Co konkretnie KSeF nie sprawdza?

Aspekt weryfikacji	KSeF sprawdza	KSeF nie sprawdza
Struktura i format dokumentu	✓	—
Obowiązkowe pola danych	✓	—
Rejestracja podmiotu sprzedawcy	✓	—
Rzeczywistość transakcji	—	✓
Zgodność z zamówieniem	—	✓
Potwierdzenie odbioru towaru/usługi	—	✓
Prawidłowość rachunku bankowego	—	✓
Zgodność warunków z umową	—	✓

Jak się bronić przed oszustwami fakturami?

Rozwiązaniem jest wdrożenie mechanizmu trójstronnego dopasowania — w angielskiej terminologii three-way matching. Metoda polega na automatycznym porównaniu trzech dokumentów: faktury otrzymanej od dostawcy, zamówienia złożonego przez firmę oraz potwierdzenia odbioru towaru lub usługi. Dopiero gdy wszystkie trzy elementy się zgadzają — kwoty, ilości, daty, dane odbiorcy — faktura przechodzi do akceptacji.

Taki proces można w całości zautomatyzować. Nowoczesne systemy wyposażone w sztuczną inteligencję potrafią analizować zależności między danymi z różnych źródeł i wychwytywać anomalie — na przykład nietypowe ceny, zmianę dostawcy, odbiorcy lub konta bankowego, a także transakcje odbiegające od historycznych wzorców danego przedsiębiorstwa. Algorytmy uczą się z czasem, co oznacza, że ich dokładność rośnie wraz z ilością przetwarzanych dokumentów.

Ważne jest jednak, że ostateczna decyzja o opłaceniu faktury zawsze powinna pozostać w rękach człowieka. Automatyzacja to narzędzie do szybkiego i wiarygodnego przesiewu — flagowania podejrzanych dokumentów, a nie całkowitego zastąpienia ludzkiego osądu.

Co to oznacza dla małej firmy?

Dla małych przedsiębiorstw, które obsługują dziesiątki lub setki faktur miesięcznie, ręczna weryfikacja każdego dokumentu jest nierealna. Pracownicy administracji nie zdążą sprawdzić, czy każda kwota zgadza się z umową, czy dostawca nie zmienił rachunku bankowego, czy towar faktycznie dotarł do magazynu. W praktyce wiele firm akceptuje faktury na podstawie samego faktu, że przeszły przez KSeF — a to oznacza narażenie się na ryzyko oszustwa.

Wdrożenie automatycznego three-way matchingu nie wymaga dużych nakładów finansowych. Wiele narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych oferuje gotowe szablony dla obsługi faktur. Nawet proste rozwiązania, które porównują dane z faktury z danymi z systemu zamówień, mogą zablokować większość przypadków oszustw i znacznie przyspieszyć pracę zespołu finansowego.

Wzrost liczby ujawnionych fałszywych faktur — pomimo mniejszej liczby kontroli — pokazuje, że przedsiębiorstwa nie mogą polegać wyłącznie na systemach publicznych. Własne, wewnętrzne mechanizmy kontroli stały się niezbędnym elementem bezpieczeństwa finansowego każdej firmy, niezależnie od jej wielkości.