KSeF i faktury od rolników: co się zmienia w 2026 i 2027

Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obejmować coraz więcej transakcji. Dla małych firm, które kupują od rolników lub płacą innym podatnikom VAT, oznacza to konkretne zmiany w dokumentowaniu, przelewy i ewidencji. Poniżej wyjaśniamy, jakie zasady wchodzą w życie i co musisz zrobić, aby nie narazić się na problemy.

Kiedy faktury od rolników trafiają do KSeF?

Faktury VAT RR (wystawiane dla rolników ryczałtowych) będą mogły być rejestrowane w Krajowym Systemie e-Faktur od 1 lutego 2026 r., zgodnie z art. 116 ust. 3b ustawy o VAT. To jednak nie oznacza obowiązku — system zadziała wyłącznie na warunkach określonych przez samego rolnika.

Rolnik ryczałtowy musi wyrazić zgodę na wystawienie faktury w KSeF. Aby to zrobić, musi złożyć stosowne oświadczenie bezpośrednio w systemie i posiadać numer NIP. Bez tego oświadczenia nabywca (Twoja firma) dokumentuje zakup tradycyjnie, poza systemem — czyli na papierze lub w formie elektronicznej, ale bez konieczności rejestracji w KSeF.

To rozwiązanie chroni rolników przed zbyt wczesnym włączeniem ich do systemu, ale jednocześnie daje im możliwość uczestnictwa, jeśli będą na to gotowi.

Obowiązkowy numer KSeF na przelewie — od kiedy?

Od 1 stycznia 2027 r. wchodzi w życie nowy wymóg dotyczący płatności. Każdy przelew między czynnych podatników VAT musi zawierać numer KSeF faktury, której dotyczy. To oznacza, że podczas przelewu za fakturę wystawioną w systemie będziesz musiał podać identyfikator przydzielony przez KSeF w polu referencji lub tytule przelewu.

Obowiązek ten dotyczy wyłącznie podatników VAT czynnych — czyli tych, którzy są zarejestrowani i rozliczają się z podatkiem. Sprzedawcy ze zwolnieniem z VAT nie są objęci tym wymogiem. Dodatkowo, prawo przewiduje wyjątki:

• Kompensata VAT — jeśli rozliczasz się przez system kompensaty, wymóg numeru KSeF na przelewie nie ma zastosowania
• Płatności kartą — transakcje kartą nie wymagają numeru KSeF w tytule przelewu

Te wyjątki są ważne dla firm, które korzystają z alternatywnych metod płatności lub rozliczeń.

Faktury z kas fiskalnych — przejściowy okres i nowe zasady

Dla firm posiadających kasy fiskalne obowiązuje przejściowy harmonogram. Do końca 2026 r. faktury wystawiane z kasy fiskalnej mogą być wydawane bez wprowadzania do KSeF. To daje czas na przystosowanie się do nowych procedur.

Od 1 stycznia 2027 r. sytuacja się zmienia. Wszystkie faktury wystawiane dla podatników VAT muszą być wprowadzone do Krajowego Systemu e-Faktur. Wyjątkiem pozostają faktury dla konsumentów (osób fizycznych niezarejestrowanych jako podatnicy) — te mogą być wystawiane wyłącznie na kasie fiskalnej i nie trafiają do KSeF.

Typ faktury	Do końca 2026 r.	Od 1 stycznia 2027 r.
Z kasy fiskalnej dla podatnika VAT	Opcjonalnie w KSeF	Obowiązkowe w KSeF
Z kasy fiskalnej dla konsumenta	Poza systemem	Poza systemem
Dla rolnika ryczałtowego (za jego zgodą)	W KSeF (od 1 lutego 2026)	W KSeF

Limit przychodów — sprzedaż kasą fiskalną nie wlicza się

Ważna informacja dla najmniejszych podatników: jeśli prowadzisz sprzedaż wyłącznie za pomocą kasy fiskalnej, przychody z tych transakcji nie są wliczane do limitu 10 000 zł, który określa, czy jesteś małym podatnikiem. To oznacza, że możesz mieć większe przychody, a mimo to kwalifikować się do uproszczeń dla małych podmiotów — pod warunkiem, że pozostałe przychody (poza kasą) nie przekroczą limitu.

Co to oznacza dla Twojej firmy

Zmiany w KSeF dotyczą Cię bezpośrednio, niezależnie od wielkości biznesu. Jeśli kupujesz od rolników, musisz być gotów na to, że od lutego 2026 r. mogą oni oferować faktury w systemie — a Ty będziesz musiał wyrazić zgodę na tę formę lub zaakceptować tradycyjną dokumentację.

Jeśli płacisz innym podatnikom VAT, przygotuj się na obowiązek podawania numeru KSeF na przelewie od stycznia 2027 r. To wymaga zmian w procedurach księgowości i systemach bankowych — warto zacząć przygotowania wcześniej.

Dla firm z kasami fiskalnymi przejściowy okres do końca 2026 r. to ostatnia szansa na stopniowe przejście. Od nowego roku wszystkie faktury dla podatników będą musiały trafiać do systemu.

Konsumenci nie są dotknięci zmianami — ich faktury pozostają poza KSeF, co upraszcza procedury dla firm zajmujących się sprzedażą detaliczną.